Začíná nový oddílový rok: co zkontrolovat a nastavit v Levitiu

Začátek oddílového roku znamená nové členy, změny ve vedení, první akce, informace pro rodiče i členské příspěvky. Je proto vhodná chvíle zkontrolovat, jestli Levitio odpovídá tomu, jak bude oddíl v novém roce fungovat.

Nemusíš projít všechna nastavení během jednoho večera. Začni pěti oblastmi, které mají největší vliv na každodenní fungování oddílu. Potom se můžeš pustit do dalších nastavení, která vám během roku ušetří práci.

Nemáš moc času? Začni těmito pěti kroky

• Doplň nové členy a ukliď členskou základnu.
• Zkontroluj uživatele, přístupy a bezpečnost údajů.
• Připrav rodičovský portál.
• Zkontroluj údaje a strukturu organizace.
• Připrav finance a prozkoumej platby.

1. Doplň nové členy a ukliď členskou základnu

Nejdřív zkontroluj, jestli jsou v Levitiu všichni, kdo budou v novém roce do oddílu chodit.

Doplň nové členy

Pokud členy eviduješ v tabulce, nemusíš je zakládat jednoho po druhém. Použij hromadné vytvoření členů a zkopíruj údaje z tabulky.

Pro začátek stačí doplnit zejména:

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• kontakt na rodiče,
• e-mail a telefon,
• zařazení do oddílu nebo družiny.

Nemusíš hned vyplnit úplně všechno. Další informace mohou vedoucí nebo rodiče doplnit postupně.

→ Jak přidat členy jednotlivě i hromadně

Skautské oddíly mohou využít také synchronizaci se skautISem.

Členové > Přehled > ikonka „plus“ > Vytvořit více členů

Přesuň členy do správných skupin

Mezi jednotlivými roky děti často přecházejí do starší družiny nebo jiného oddílu. Zkontroluj proto, zda je každý člen tam, kam skutečně patří.

V Levitiu můžeš členy:

• přesunout do jiné družiny,
• zkopírovat do jiného oddílu,
• skrýt z hlavního seznamu,
• zařadit do samostatného seznamu bývalých členů.

Bývalé členy většinou není potřeba mazat. Mohou později pomoci s programem, dopravou, vybavením nebo finanční podporou. Je ale dobré oddělit je od současných členů, aby se omylem neobjevovali v pozvánkách, docházce nebo platbách.

Členové > Hromadné úpravy (nebo Přesun mezi družinami)

Hotovo, když všichni současní členové mají profil, použitelný kontakt a jsou zařazeni do správné části organizace.

2. Zkontroluj uživatele, přístupy a bezpečnost údajů

Uživatelé jsou vedoucí a další lidé, kteří mohou vstupovat přímo do správy Levitia. Nejde o rodiče a děti, kteří využívají rodičovský portál.

Na začátku roku zkontroluj:

• zda mají noví vedoucí vytvořený přístup,
• do kterých oddílů a družin se dostanou,
• kdo může pracovat s členy, akcemi a financemi,
• kdo může měnit nastavení organizace,
• zda mají stále přístup lidé, kteří už v oddíle nepůsobí.

Neaktivním uživatelům přístup odeber.

Vedoucí, který potřebuje jen určitou část Levitia, nemusí mít přístup ke všemu. U asistentů můžeš určit, jaké funkce a informace mohou používat.

→ Jak fungují uživatelé a jejich oprávnění

Tým > Uživatelé

Zkontroluj bezpečnost údajů

V chytré tabulce lze u jednotlivých údajů nastavit, kdo je může vidět a upravovat. Projdi především vlastní sloupečky a informace, které obsahují citlivější údaje.

Zkontroluj také, co mohou v portálu vidět rodiče a děti.

Aby rodiče například viděli, kdo další jede na výpravu, musí mít povolené zobrazení příslušných základních informací o ostatních členech. Neznamená to, že musí vidět jejich kontaktní, zdravotní nebo jiné citlivé údaje.

Cílem je najít rovnováhu: rodiče mají dostatek informací pro společné fungování oddílu, ale osobní údaje zůstávají dostupné pouze lidem, kteří je skutečně potřebují.

Nastavení > Bezpečnost dat

Hotovo, když současní vedoucí mají správná oprávnění, bývalí uživatelé už přístup nemají a je jasně nastaveno, co kdo může vidět.

3. Připrav rodičovský portál

Rodičovský portál může být místem, kde rodiče najdou akce, omluvenky, platby i důležité dokumenty. Na začátku roku proto zkontroluj, zda nepůsobí prázdně nebo zastarale.

Doplň nebo aktualizuj:

• motto a krátký popis oddílu,
• aktuální informační zprávu,
• důležité upozornění,
• odkazy a dokumenty v menu portálu.

Můžeš sem přidat například kontakty na vedoucí, pravidla omlouvání, vybavení na schůzky, fotogalerii nebo návod k portálu.

Nakonec otevři náhled portálu a podívej se na něj očima nového rodiče. Najde rychle nejbližší akci, důležité dokumenty a kontakt na vedoucího?

→ Levitio pro rodiče

Komunikace > Portál pro členy a rodiče > Nastavení obsahu portálu

Hotovo, když se nový rodič v portálu zorientuje bez samostatného vysvětlování od vedoucího.

4. Zkontroluj údaje a strukturu organizace

V obecném nastavení ověř základní údaje organizace:

• oficiální název,
• IČO, případně DIČ,
• adresu a sídlo,
• kontaktní e-mail a telefon.

Důležité je, aby údaje odpovídaly skutečné organizaci, pod kterou oddíl funguje. Samotný oddíl například nemusí mít vlastní IČO. Právní subjektivitu může mít až středisko, klub nebo jiná zastřešující organizace.

→ Organizace

Organizace > nastavení > Základní

Názvosloví

Při té příležitosti projdi také názvosloví. Levitio může podle typu organizace používat například:

• oddíly a družiny,
• jednotky,
• týmy,
• kroužky,
• skupiny nebo třídy.

Správné názvy pomohou vedoucím i rodičům rychle pochopit, jak je organizace uspořádaná.

→ Struktura

Nastavení > Názvosloví (funguje u oddílů i organizace)

Hotovo, když údaje odpovídají skutečné organizaci a používané názvy dávají smysl vedoucím i rodičům.

5. Připrav finance a prozkoumej platby

Pokud chcete přes Levitio vybírat členské příspěvky nebo platby za akce, připrav finanční nastavení s předstihem.

Přidej bankovní účet včas

Bankovní účet musí být přidaný a schválený dřív, než chceš první platbu spustit a rozeslat rodičům. Nečekej proto až na chvíli, kdy už chceš rodičům platbu rozeslat.

Používáte-li více účtů, pojmenuj je podle účelu, například Členské příspěvky, Akce a výpravy nebo Hlavní účet organizace.

Zkontroluj také e-mailové adresy lidí, kterým mají chodit účetní doklady, například hospodáře nebo účetní. Projdi i nastavení upomínek, aby Levitio mohlo rodičům připomenout nezaplacenou částku bez ručního obesílání.

→ Jak přidat a zkontrolovat bankovní účet

Prozkoumej možnosti Levitio Pay

Pokud Levitio Pay zatím nepoužíváte, začátek roku je vhodná chvíle zjistit, zda by vám nepomohl s členskými příspěvky nebo platbami za akce.

Hlavní přínos není jen možnost zaplatit online. Rodič vidí aktuální stav, vedoucí nemusí ručně porovnávat seznam členů s bankovním výpisem a účetní může dostávat doklady přímo.

Na začátku roku může jít například o:

• členský příspěvek,
• příspěvek na činnost,
• platbu za klubovnu,
• oddílové vybavení,
• první výpravu nebo víkendovou akci.

→ Platby v Levitiu

Hotovo, když je potřebný bankovní účet schválený, doklady chodí správným lidem a vedení ví, zda a jak bude platby v Levitiu využívat.

Dalších pět nastavení, která se vyplatí projít

6. Připrav kalendář a rozpočet roku

Do kalendáře vlož alespoň hlavní termíny:

• pravidelné schůzky,
• výpravy a víkendové akce,
• tábory nebo soustředění,
• porady vedení.

Pravidelné schůzky můžeš vytvořit hromadně jako sérii.

→ Vytváření akcí

Připrav také jednoduchý rozpočet roku. Stačí orientační přehled očekávaných příjmů, výdajů a finanční rezervy. Samostatný rozpočet může mít také klubovna, větší nákup nebo konkrétní akce.

Cílem není přesně odhadnout každou korunu, ale dát vedení společnou představu, s čím během roku počítá.

Finance > Rozpočty (podobně najdeš u akcí Kalendář > vybraná akce > Finance > Rozpočet)

Hotovo, když jsou hlavní termíny v kalendáři a vedení má společnou představu o příjmech, výdajích a rezervě.

7. Zkontroluj nastavení docházky

U schůzek, výprav a dalších typů akcí nastav:

• kdo se jich může účastnit,
• zda se člen automaticky považuje za přihlášeného nebo nepřihlášeného,
• zda se musí před akcí sám vyjádřit.

Správné výchozí nastavení ušetří vedoucím práci při každé nové akci a rodičům jasně ukáže, zda musí účast dítěte potvrdit.

Ve vedení si zároveň domluvte, kdo bude po akcích zapisovat skutečnou účast.

→ Jak evidovat docházku

Nastavení > Docházka

Hotovo, když má každý typ akce nastavené správné účastníky a výchozí způsob přihlašování.

8. Připrav šablony

Šablony šetří práci pokaždé, když připravuješ další akci nebo zprávu.

Projdi všechny jejich typy:

• Lokace: klubovna, nádraží, tábořiště nebo sportoviště.
• Věci s sebou: schůzka, výprava, víkendová akce nebo tábor.
• Zprávy: přivítání rodičů, pozvánka, připomínka nebo žádost o aktualizaci údajů.
• Program: opakované hry, aktivity a části schůzek.
• Sloupečky chytré tabulky: vlastní údaje, které o členech skutečně potřebujete.

U zpráv zkontroluj také adresu pro odpovědi a krátké záhlaví zobrazované v každém odeslaném e-mailu.

→ Přehled šablon v Levitiu

Hotovo, když vedoucí nemusí nejčastější informace, seznamy a části programu pokaždé vytvářet od začátku.

9. Uprav chytrou tabulku

Zkontroluj, zda chytrá tabulka obsahuje údaje, které opravdu používáte.

Můžeš si připravit vlastní zobrazení například pro:

• nováčky,
• konkrétní družinu,
• chybějící kontakty,
• vedoucí,
• bývalé členy a podporovatele.

Nepoužívané sloupečky skryj a u citlivých údajů ověř, kdo je může vidět a upravovat.

Členové > Chytrá tabulka

Hotovo, když potřebnou skupinu členů nebo chybějící údaje najdeš během několika vteřin.

10. Aktualizuj odznaky a výzvy

Používáte odborky, stezky, kvalifikace nebo vlastní oddílové výzvy?

Zkontroluj, které jsou stále aktuální, kdo může potvrzovat jejich splnění a zda nechcete přidat něco vlastního podle programu a tradic oddílu.

→ Odznaky

Nastavení > Odznaky

Hotovo, když v Levitiu najdete všechny odznaky a výzvy, které chcete během roku používat, a vedoucí vědí, kdo bude plnění zapisovat.

Pro fajnšmekry

11. Uprav si hlavní stránku

Widgety na hlavní stránce si nastavuje každý uživatel samostatně.

Ponech si především to, co odpovídá tvé roli: nejbližší akce, úkoly, docházku, platby, narozeniny nebo upozornění. Ostatní widgety můžeš skrýt nebo přesunout níž.

Vybrat můžeš například:

• příští schůzku, výpravu nebo briefing,
• konkrétní událost či probíhající program,
• kalendář,
• narozeniny,
• docházku,
• zprávy z Levitia,
• družiny nebo nástěnku.

Domácí obrazovka > ikonka ozubeného kola vpravo nahoře

Hotovo, když po přihlášení hned vidíš informace, které vyžadují tvoji pozornost.

12. Spusť darovací kampaň

Potřebujete nové stany, vybavení klubovny nebo pomoc s náklady na větší výpravu? Vytvoř darovací kampaň s vlastním veřejným odkazem, který můžeš sdílet rodičům, bývalým členům, místním firmám i dalším podporovatelům.

Nejdůležitější je konkrétní účel a krátký přesvědčivý text. Dárce si výši příspěvku zvolí sám a po zaplacení dostane potvrzení e-mailem.

Kampaň může podpořit například:

• nákup stanů nebo sportovního vybavení,
• opravu či vybavení klubovny,
• dopravu na výpravu,
• účast dětí, pro které by cena akce byla překážkou,
• nový dlouhodobý projekt oddílu.

Než ji zveřejníš, připrav:

• srozumitelný název,
• krátké vysvětlení, na co peníze použijete,
• informaci, komu a jak kampaň představíte.

Místo obecného „Podpořte náš oddíl“ ukaž konkrétní výsledek: pomozte nám pořídit nové stany, aby mohly všechny děti vyrazit na společné výpravy a letní tábor.

Kampaň nemusíš sdílet jen se současnými rodiči. Oslovit můžeš také bývalé členy, absolventy, přátele oddílu nebo místní podporovatele.

Finance > Skupiny plateb > Nová > Finanční dar

Hotovo, když má kampaň konkrétní účel, srozumitelný popis a plán, komu ji představíte.

13. Přidej další oddíly nebo jednotky

Patříte pod větší středisko nebo organizaci? Zvaž zapojení dalších oddílů.

Společné používání Levitia umožní například:

• spravovat členy na jednom místě,
• vidět kalendář všech jednotek,
• posílat zprávy rodičům napříč organizací,
• sjednotit názvosloví,
• získat společný přehled dokladů, plateb a transakcí.

Každý oddíl přitom může dál fungovat samostatně.

→ Struktura organizace

Hotovo, když vedení střediska ví, které další jednotky by mohly společný přehled a komunikaci využít.