9 kroků, jak úspěšně zavést Levitio do oddílu (a získat pro něj celý tým)

Levitio je nástroj, který může zásadně ulehčit život každému oddílu, od docházky přes přehledné akce až po komunikaci s rodiči. Stejně tak pomáhá rodičům a dětem: aktuální informace jsou na jednom místě. Ale jak ho skutečně zavést? Jak zařídit, že ho budou používat vedoucí, rodiče i děti, a nebude to jen „další appka, co zkoušel jeden člověk“?

1. Shodněte se jako tým: všichni musí chápat proč a souhlasit

Než začnete cokoli zakládat nebo nastavovat, sedněte si jako tým a otevřeně si řekněte: proč chceme Levitio používat? Shodneme se všichni?

Důvody můžou být různé:

• zjednodušení organizace, plánování a komunikace,
• centralizace dat na jedno místo,
• zlepšení kvality fungování oddílu,
• přehledná docházka, kontakty, statistiky,
• informovanost rodičů a zpětná vazba z akcí,
• lepší vztahy v týmu i s rodiči.

Důležité je, aby souhlasil celý tým. Pokud se někdo cítí tlačený do nástroje, který nechce, bude to skřípat. Zároveň je klíčové, aby každý viděl konkrétní přínos právě pro svou roli. Jinak Levitio používá rádce, jinak vedoucí oddílu, jinak ten, kdo komunikuje s rodiči, a jinak ten, kdo řeší platby. Každému ušetří čas jinak, ale těžit z něj mohou všichni.

Zavádění pomůže, když bude celý tým v obraze. Doporučujeme vyzvat členy vedení, ať sledují sítě Levitia, kde ukazujeme novinky a jak Levitio používat: Facebook, Instagram a YouTube.

2. Najděte jednoho tahouna, který to připraví

V každém týmu by měl být někdo, kdo vezme zavádění do rukou. Ne jako šéf, ale jako průvodce. Tahoun by se měl nejdřív v Levitiu zorientovat a podle způsobu práce oddílu navrhnout, co a jak nastavit.

V ideálním případě rovnou:

• založí účet organizace a oddíly nebo družiny,
• importuje členy,
• přidá první akce,
• vyzkouší hlavní funkce.

Pomůže mu návod Jak začít.

Nápověda k jednotlivým krokům:

• Založit oddíl: Oddíl, Nastavení oddílu. Družiny: Vytvoření družiny, Družina.
• Vložit členy: Evidence členů, hromadně nebo synchronizací se skautISem.
• Naplánovat rok: Vytváření akcí, Nastavení akcí, Pozvání členů na akci.

Díky přípravě od jednoho člověka bude mít celý tým snadnější start a nebude se ztrácet v prvních krocích.

3. Využijte školení pro vedoucí

Buď si udělejte interní školení, které povede někdo, kdo už se s Levitiem seznámil, nebo se podívejte, jestli Levitio zrovna nabízí oficiální online školení. Místo aby se každý se systémem seznamoval po svém, můžete společně za hodinu nebo dvě projít to podstatné.

Na školení typicky projdete základy, podíváte se na funkce, které oddíl opravdu použije, a můžete se rovnou na cokoli zeptat. Termíny, pokud zrovna nějaké jsou, Levitio zveřejňuje na Facebooku.

4. Zajistěte přístup pro všechny, na počítači i v mobilu

Každý vedoucí by měl mít svůj vlastní účet. Jen tak bude moct pracovat s akcemi, docházkou i informacemi.

→ Uživatelé a oprávnění

Doporučujeme také:

• přidat Levitio na plochu telefonu (Android i iPhone),
• uložit si odkaz do záložek v prohlížeči (Ctrl+D).

Levitio není v Google Play ani v App Store. Jde o web, který si lidé přidají na plochu z prohlížeče. Návod je v manuálu pro rodiče, v části Levitio v telefonu. Čím dostupnější Levitio bude, tím častěji ho budou vedoucí používat.

5. Představte Levitio rodičům

Rodiče jsou klíčoví partneři. Levitio jim zpřehledňuje oddílové dění: můžou se podívat na akce, omluvit dítě a, pokud oddíl platby používá, zaplatit na jednom místě. Proto jim zavedení dobře vysvětlete.

• Ideálně osobně na schůzce. Povídání o komunikaci můžete zařadit třeba na schůzku pro nováčky nebo na besídku.
• Můžete přidat návod na web oddílu. Použijte odkaz, který průběžně aktualizujeme: Levitio pro rodiče.
• Můžete jim poslat také e-mail, kde vše zopakujete.

Na osobní schůzce, nebo když si rodiče přijdou pro děti, je dobré jim ukázat, jak si Levitio přidat na plochu telefonu. Za chvíli mají zástupce a příště ho najdou snadněji.

„Levitio nám umožňuje věnovat se vašim dětem kvalitněji a vám dává informace na jednom místě. O akci víte dopředu, vidíte, co se děje kolem dítěte, a můžete se nám ozvat.“

6. Zavádějte Levitio postupně

Nemusíte zvládnout všechno najednou. Začněte základy a postupně přidávejte.

• Interní použití: docházka a akce. Vedoucí si zvyknou evidovat účast a pracovat s kalendářem.
• Zapojení rodičů a dětí: portál pro rodiče, přihlašování, omluvenky, zprávy a případně platby.
• Další vylepšení: úkolovník, zpětná vazba z výprav, Google kalendář.

Čím víc funkcí zapojíte, tím víc vám Levitio začne šetřit čas. Začněte ale klidně jednou věcí a nechte tým si zvyknout.

7. Sdílejte rychlé výhry

Nadšení roste, když jsou vidět výsledky. První přínosy můžou přijít rychle:

• „Rodiče se přihlásili na akci sami, žádné přepisování zpráv.“
• „Docházka je přehledná, konečně víme, kdo chodí.“
• „Už neřešíme omluvenky na deseti místech.“
• „Vidíme, kdo už za akci zaplatil.“
• „Přesně víme, pro kolik účastníků koupit jídlo a kolik místenek objednat.“
• „Tahle družina má menší docházku, měli bychom s tím něco dělat.“
• „Můžeme se zpětně podívat na program akcí a inspirovat se.“

Sdílejte tyto malé úspěchy se zbytkem týmu. Pomáhají budovat důvěru, že změna dává smysl.

8. Buďte trpěliví, ale důslední

Každý tým má svůj rytmus. Někdo naskočí hned, někdo potřebuje víc času. Je to v pořádku. Klíč je v dohodě a důslednosti. Když se jednou domluvíte, že budete evidovat docházku v Levitiu, dodržujte to a odkazujte se na tu dohodu. Změna se nestane přes noc. Pokud v ní vytrváte, začnete sklízet první ovoce.

9. Máte podporu, kdykoli potřebujete

V zavádění nového systému nejste sami. Máte k dispozici:

• nápovědu, kde je většina funkcí vysvětlená,
• nástěnku Levitia,
• čas od času oficiální online školení,
• e-mail podpory podpora@levitio.com.

Neboj se zeptat. Tým Levitia rád pomůže s technikou i s tím, jak změnu v týmu komunikovat.

Závěr

Levitio není jen další systém. Je to způsob, jak vést oddíl s menším stresem z rutiny a mít víc prostoru na lidi. Pomůže soustředit se na hodnotovou výchovu a na vztahy mezi dětmi, rodiči a vedoucími. Pokud do toho půjdete společně jako tým, ulevíte si od opakujících se starostí.

A to za pár hodin úvodní investice na začátku stojí.